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智能檔案管理系統(tǒng)福建國(guó)產(chǎn)系統(tǒng)綜合檔案管理軟件廠家

價(jià)格面議2023-10-03 15:50:01
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軟件形式 標(biāo)準(zhǔn)版(盒裝) 軟件類型 企業(yè)管理軟件

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案管理”、“文件管理”兩個(gè)基本表的字段組合在一起實(shí)現(xiàn)的。在“卷內(nèi)文件”文件夾下,可以打印任意方式的全引目錄,可以“檔案管理”、“文件管理”的任意字段進(jìn)行查詢以得到不同的統(tǒng)計(jì)結(jié)果;
當(dāng)選定子目錄時(shí),列表區(qū)以圖形方式顯示出該子目錄的所有下級(jí)目錄;
組合表下,可以使用“高級(jí)查詢”功能形成下級(jí)無限分類檢索夾,但不能新增記錄,更不能新建子目錄;
檢索夾:由“高級(jí)查詢”功能形成,它可反應(yīng)各種文件的分類體系結(jié)構(gòu)。例如,系統(tǒng)默認(rèn)結(jié)構(gòu)中的“黨群工作、行政管理”文件夾。利用高級(jí)查詢功能,可以在任意子表或檢索表下形成無限多級(jí)的下級(jí)檢索夾。

系統(tǒng)菜單用于對(duì)用戶及其安全性的設(shè)置。
單擊“系統(tǒng)”菜單,系統(tǒng)彈出如右圖所示菜單命令選項(xiàng):
權(quán)限設(shè)置:用于增加或者刪除系統(tǒng)用戶,以及設(shè)置該用戶在本系統(tǒng)內(nèi)的操作權(quán)限。例如,可以設(shè)置用戶“AAA”進(jìn)入本系統(tǒng)后,只有查看、查詢文件目錄的權(quán)限,而沒有錄入、修改數(shù)據(jù)的權(quán)限。

修改口令:為安全起見,當(dāng)前用戶可修改自己在本系統(tǒng)中的口令。單擊“修改口令”命令,系統(tǒng)彈出“修改口令”窗口。在“舊口令”框中,輸入由系統(tǒng)管理員分配的口令,在“新口令”及“重復(fù)新口令”框中隨意輸入自己認(rèn)可的相同的口令,確認(rèn),新口令即生效。
同時(shí),用戶還可以為自己設(shè)置別名。在“別名”框中,輸入自己喜歡的別名代碼即可。輸入別名,確定時(shí),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)校驗(yàn)已有的別名,如果別名有重復(fù),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示。如右圖:

重新進(jìn)入:用于不退出系統(tǒng)直接以別的用戶的身份進(jìn)入系統(tǒng)。

退出系統(tǒng):用于退出本系統(tǒng)。

文件編輯
用于對(duì)選定數(shù)據(jù)庫(kù)及子數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行通用編輯的操作,包括新增、修改、查詢、導(dǎo)出等等。
新增:用于對(duì)選定數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行新增數(shù)據(jù)。
修改:用于打開一條已有的記錄,以便于對(duì)該條記錄進(jìn)行修改或者查詢更詳細(xì)的信息等。例如,打開一條案卷目錄,或者打開一條收文目錄等等。在列表區(qū),選定一條記錄,然后選擇此命令即可。
刪除:用于對(duì)確認(rèn)不需要的記錄進(jìn)行刪除操作。
批量編輯:用于對(duì)選定數(shù)據(jù)庫(kù)中的所有記錄按某字段進(jìn)行批量修改的操作。例如,將“計(jì)劃統(tǒng)計(jì)部”修改為規(guī)范性簡(jiǎn)稱“計(jì)統(tǒng)部”。方法:使用“高級(jí)查詢”命令將需要修改的記錄檢索到一個(gè)檢索夾中,Ctrl + A選中所有數(shù)據(jù),再使用此命令即可。
序號(hào)編輯:用于對(duì)選定文件夾中的所有記錄按自然序數(shù)進(jìn)行排序操作。該命令需慎重使用。
原件:打開原件顯示界面,原件可以是任何格式的文件 。
正文:用于打開選定記錄的Word原文。當(dāng)選定記錄沒有Word原文時(shí),該命令不可執(zhí)行。
排序:是用于對(duì)文件的順序按照某一種方式進(jìn)行排序,該命令不會(huì)改動(dòng)數(shù)據(jù)的任何內(nèi)容。
查詢:用于快速定位查找需要處理的文件并直接對(duì)其進(jìn)行處理(諸如:修改等)。
打?。河糜诖蛴≡撃夸浵碌母鞣N報(bào)表。
Excel數(shù)據(jù)導(dǎo)入:用于導(dǎo)入Excel表中與該目錄數(shù)據(jù)相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)。
案卷轉(zhuǎn)存:用于對(duì)列表區(qū)中選定的記錄進(jìn)行導(dǎo)出操作。該命令適用于在本系統(tǒng)內(nèi)不同數(shù)據(jù)庫(kù)之間的數(shù)據(jù)交換操作。例如,當(dāng)需要將財(cái)務(wù)處的會(huì)計(jì)檔案合并到檔案室時(shí),使用該命令即可。
案卷合并:用于將數(shù)據(jù)合并到當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)的操作。
回收站:數(shù)據(jù)刪除之后會(huì)自動(dòng)到回收站里,便于誤操作數(shù)據(jù)的找回。不過要記得及時(shí)清空,避免占取大量的內(nèi)存,使系統(tǒng)的速度變慢。
刷新:對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行新增或修改之后不顯示,可以用刷新按鈕

列表區(qū)
列表區(qū)包括兩部分:列表頭、列表體。列表頭顯示選定數(shù)據(jù)庫(kù)在列表內(nèi)的字段名稱,列表體顯示選定數(shù)據(jù)庫(kù)的所有記錄。
單擊列表頭排序:?jiǎn)螕袅斜韰^(qū)內(nèi)任意列表頭,列表體記錄便會(huì)有三種不同的顯示:默認(rèn)方式、升序顯示、降序顯示。
拖動(dòng)列表頭調(diào)整列表字段先后順序:拖動(dòng)列表頭,可調(diào)整某字段在列表區(qū)的先后順序。注意,拖動(dòng)后如需保存,則需要調(diào)用菜單欄“目錄管理→表單管理→保存列表風(fēng)格”命令。
單擊列表頭頂端標(biāo)簽打開明細(xì)表:鼠標(biāo)左鍵單擊列表頭頂端“常規(guī)標(biāo)簽”后的其它標(biāo)簽,可打開選定數(shù)據(jù)庫(kù)的明細(xì)表,可對(duì)該明細(xì)表進(jìn)行增、刪記錄的操作。例如,打開“文書案卷目錄”列表頭頂端的“文書卷內(nèi)目錄”標(biāo)簽,即可直接進(jìn)行卷內(nèi)文件登記、修改卷內(nèi)文件等等操作。
列表區(qū)右鍵菜單:鼠標(biāo)右鍵單擊列表體內(nèi)任意記錄,即會(huì)彈出與“文件編輯”菜單相同的菜單命令。
雙擊打開記錄:鼠標(biāo)左鍵雙擊任意記錄,便可打開該記錄進(jìn)行修改或查看詳細(xì)資料。

著錄界面右鍵菜單及其它功能
在系統(tǒng)中,打開任意著錄界面(例如,收文、發(fā)文、科技案卷目錄 等等),將鼠標(biāo)放在任意字段名稱部分(例如,可放到年度字段的年度兩個(gè)字上面),單擊右鍵,該菜單出現(xiàn)。使用該組菜單命令,可大量地減少錄入工作量,提高工作效率。
同時(shí),如果“繼承登記”、 “自動(dòng)增量”被設(shè)置為有效狀態(tài),則該命令前會(huì)被標(biāo)記打勾;如果選定字段被具有“設(shè)置缺省值”屬性,則該命令后面顯示具體的值。否則,就沒有。如右圖所示:

自動(dòng)增量:用于為選定字段設(shè)置自動(dòng)加1效果,即當(dāng)在著錄界面使用“新增記錄”功能增加記錄時(shí),下一條記錄會(huì)在當(dāng)前記錄的數(shù)值基礎(chǔ)上自動(dòng)加1。例如,“文書案卷目錄”表單中“案卷號(hào)”字段即被設(shè)置了該功能。在著錄界面,鼠標(biāo)右鍵單擊需要取消該功能的字段名稱處,再使用左鍵選擇該功能即可。
繼承登記:用于為選定字段設(shè)置自動(dòng)復(fù)制效果。當(dāng)不退出著錄界面繼續(xù)登記下一條記錄時(shí),將被設(shè)置字段框中的數(shù)據(jù)不用再輸入。但使用“新增”按鈕進(jìn)行登記時(shí),該功能不生效。
缺省值:用于為選定字段設(shè)置默認(rèn)值。不管以哪種方式增加數(shù)據(jù)記錄時(shí),設(shè)置了該功能的字段自動(dòng)生成默認(rèn)值,不用再輸入。但可以修改。在著錄界面,鼠標(biāo)右鍵單擊需要設(shè)置該功能的字段名稱處,再使用左鍵選擇該功能,在出現(xiàn)的“設(shè)置默認(rèn)值”窗口中,將文本框內(nèi)輸入需要設(shè)置的字符,確定即可。
重命名:用于將選定字段修改為符合本單位需要的字段名稱。例如,可將“標(biāo)題”修改為“題名”。 在著錄界面,鼠標(biāo)右鍵單擊需要更名的字段名稱處,單擊左鍵選擇該功能,在“重命名-標(biāo)簽”窗口中,輸入新的字段名稱,確定即可。

增加:用于為著錄界面增加字段項(xiàng)目。例如,當(dāng)“文書案卷目錄”著錄字段不夠時(shí),可使用該功能從后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中增加。在著錄界面,鼠標(biāo)右鍵單擊任意字段名稱處,再使用左鍵選擇該功能即可。

刪除:用于刪除著錄界面中不需要的字段項(xiàng)目。在著錄界面,鼠標(biāo)右鍵單擊需刪除字段名稱處,再使用左鍵選擇該功能即可。

是否必填:用于把選定字段為必填項(xiàng)目。不管以哪種方式增加數(shù)據(jù)記錄時(shí),設(shè)置了該功能的字段不能為空值。

設(shè)置公式字段:用于對(duì)選定數(shù)據(jù)表設(shè)置公式字段。包括合并字段、拆分(日期型)字段、為各數(shù)字型字段建立四則混合運(yùn)算關(guān)系的公式字段等等。

整行顯示:由于某個(gè)字段的內(nèi)容太多,用于設(shè)置選字段的內(nèi)容整行顯示。

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