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設置字段“繼承登記”屬性
用于為需要的字段設置自動復制屬性，以避免重復勞動。該屬性在當前登記表單中使用“新增記錄”功能按鈕時有效。當需要為某個子表一次性添加多條數據記錄（例如需要將當前的10個收文一次性錄入系統）時，使用“登記表單”中的“新增記錄”按鈕增加記錄，設置了“繼承登記”屬性的字段會自動復制上一條記錄的內容。
在登記表單上，鼠標右鍵單擊需要設置該屬性字段項目標簽，再使用鼠標左鍵單擊“繼承登記”命令即可?！袄^承登記”屬性一旦設置上其前面會有一個對勾表示此字段已設置過“繼承登記”，在“取消繼承登記”前即永遠生效，并且當字段中的值改變后，“新增記錄”時，字段中繼承過來的一定是該字段中最后一次輸入的值。
使用“取消繼承登記”命令可將選定字段的“繼承登記”屬性去掉。

保存列表風格
用戶將調整好的列表寬度永久保存，直到下一次重新調整為止。
將列表寬度調整好之后，點菜單命令“目錄管理—表單管理—保存列表風格”，即可。

在“系統名稱”框中輸入需要建立的子目錄或子系統名稱如“機關各部門”，確認后，一個新的子系統即自動生成在系統主窗口的目錄樹上。
實際上，我們可以通過“重命名”、“追加子系統”和“新增表”三項功能把系統提供的目錄樹逐級演變成本部門適用的本地目錄。

目錄“重命名”
用于將選定的目錄重新命名。例如，需要將“實物檔案案卷目錄”目錄名稱改為“實物檔案管理”，步驟如下：
選定需要修改名稱的子目錄或子表，右鍵單擊或使用“目錄管理/重命名”菜單命令；、在彈出的“重命名目錄”窗口中，輸入新的名稱后，確定即可。如右圖所示：

新增基本表
在子目錄下新增與系統中其他的數據表不一樣的基本表。例如，可在“檔案處”子目錄下面建立一個“人力資源管理”基本表，用于本單位人力資源數據的輸入、查詢統計、打印輸出等的管理。
在系統目錄樹中，右鍵單擊“檔案處”目錄夾，選擇“表單管理/新增表”快捷菜單命令，彈出“創(chuàng)建新表”窗口：
在“表名”框中輸入“人力資源管理”；
在“項目名稱”框中輸入想要的各種字段名稱如“姓名”；
單擊“類型”下拉框以定義該字段的屬性如“文字”型；
在“長度”欄中，輸入被設置字段的字節(jié)長度（2個字節(jié)相當于1個漢字）；
將“可以填寫”欄置上“√”，該字段即會在登記表單中顯示；
將“列表顯示”欄置上“√”，該字段即會在列表區(qū)顯示；
單擊“增加項目”按鈕可以為“人力資源管理”數據表建立若干個字段

設置固定值
用于設置選定數據表中，特定字段項目的固定值。如：當“年度”被設置了固定值“2005”，那么無論在著錄界面“年度”輸入框中輸入任何值，點擊“確定”保存后，該條記錄的“年度”仍然是“2005”。
例如，設置文書檔案目錄的立卷部門字段，自動輸入固定值為辦公室。步驟如下：
1.右鍵單擊“辦公室→文書案卷目錄”，選擇“表單管理→設置固定值”；在“項目名稱”列表框中選擇“立卷部門”，在“=”右側選擇“辦公室”（或者根據實際情況選擇其他科室）；單擊添加項目，可以在下面看到“立卷部門=辦公室”，單擊“確定”即可。
右鍵單擊“辦公室→文書卷內文件目錄”，選擇“表單管理→設置固定值”；在“項目名稱”列表框中選擇“承辦部門”，在“=”右側選擇“辦公室”（或者根據實際情況選擇其他科室）；單擊添加項目，可以在下面看到“承辦部門=辦公室”，單擊“確定”即可。